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Depuis le 30 juin 2022, pour pouvoir bénéficier des fonds publics ou mutualisés, il faut être détenteur de la certification Qualiopi. Ça, ce n'est pas un scoop !!!
Les équipes des CFA se sont donc fortement mobilisées et mises en ordre de marche pour obtenir leur certification ! Bravo à elles ! Mais maintenant, pas question de se reposer sur ses lauriers. Il faut transformer l’essai : réussir l’audit de surveillance et pérenniser la certification.
Les échéances de cet audit arrivent à grands pas et on sait que vous êtes tous hypers occupés par la rentrée.
Alors ce mois-ci chez MGACF on vous propose de prendre juste 5mn pour un petit rappel sur les principes de base afin de bien réussir votre audit de surveillance et pour vous inviter à bien inscrire les étapes de préparation dans votre agenda.
Au programme :
Pour compléter cette introduction, un rappel juridique. La loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 a prévu dans son article 6 une obligation de certification, par un organisme tiers, pour les CFA. Comme stipulé par le Décret n° 2021-1851 du 28 décembre 2021 portant dispositions complémentaires relatives à la certification mentionnée à l'article L. 6316-1 du code du travail, cela les concerne tous, depuis le 30 juin 2022.
Tous ? Tous, hormis les établissements d’enseignement supérieur visés au II de l’article L.6316-4 du code du travail qui sont réputés avoir satisfait à l’obligation de certification qualité. Notons que l’exemption n’empêche pas de faire les démarches et de se faire certifier !
Petite vérification préalable : vérifiez que votre organisme de certification est toujours labellisé !
Les CFA concernés choisissent librement leur organisme certificateur parmi ceux de la liste des organismes certificateurs (L. 6316-2 et R. 6316-3) accrédités ou autorisés par le Comité français d’accréditation (Cofrac). Cette liste est régulièrement mise à jour. On vous conseille donc de prendre le temps de vérifier que votre organisme est toujours sur la liste publiée sur le site du Ministère en charge : https://travail-emploi.gouv.fr/formation-professionnelle/acteurs-cadre-et-qualite-de-la-formation-professionnelle/liste-organismes-certificateurs
Identifier les grandes échéances et notamment la date limite pour l’audit de surveillance
Chaque CFA peut calculer son calendrier spécialisé. Si vous avez obtenu votre certification après le 1er janvier 2021, il vous faut faire le calcul suivant. Comptez à partir de votre date d’obtention de la certification :
+14 mois : c’est la date de début possible pour engager l’audit de surveillance.
+20 mois : c’est la date limite pour l’audit de surveillance.
+4 années pour la date limite de l’audit de renouvellement.
Exception : pour les certifications obtenues avant le 1er janvier 2021, l’audit de surveillance est réalisé entre le 14ème et le 28ème mois.
Mais attention, les agendas des auditeurs sont très contraints donc on vous conseille de vous y prendre très à l’avance, au moins 6 mois, pour convenir avec votre auditrice ou auditeur de la date précise de l’audit de surveillance. A partir de là, vous pouvez construire votre rétro planning : la date de l’audit à blanc et donc en amont, le temps du travail pour la mise en place des actions correctives et l’écriture de vos processus.
Conformément à l’article 2 de l’Arrêté du 6 juin 2019, l'auditeur conduit l'analyse :
des éléments administratifs relatifs à l'activité de l'organisme ;
de la conformité au référentiel par l'analyse d'une ou plusieurs actions conduites depuis le précédent audit ;
des actions conduites dans le cadre de la démarche d'amélioration de l'organisme.
L’audit de surveillance n’est donc pas très normé. La latitude de l’auditeur est ainsi plus large que pour l’audit initial. C’est d’ailleurs un risque de moindre réussite des audits de surveillance car les CFA doivent être vigilants pour anticiper les questions éventuelles de l’auditeur. L’audit de surveillance est en principe réalisé à distance. Il doit l’être sur site dans certains cas, et notamment lorsque l’audit initial a été réalisé à distance, avant le 1er janvier 2021, en raison de l’épidémie de Covid.
Lors de l’audit, il s’agit pour l’auditeur de vérifier que le référentiel Qualiopi est toujours respecté. Tous les indicateurs de ce référentiel doivent donc être auditionnés. Forcément une attention particulière sera prêtée aux non-conformités identifiées lors de l’audit initial ainsi qu’à l’efficacité des actions correctives et des mesures préventives du plan d’action mises en place. Mais pas que !!!
a/ L’auditeur vérifiera d’abord des éléments juridiques et que le périmètre certifié est toujours le même.
Passage obligé : prévoyez de lui montrer que vous avez toujours votre numéro de déclaration d’activité ! Il va donc aussi interroger sur les actions de développement des compétences proposées, d’éventuels changements organisationnels au sein de l’organisme pour évaluer le périmètre de certification !
b/ Il s’assurera ensuite que le CFA fait figurer le logo de la marque Qualiopi sur ses documents de communication externe et y associe bien la mention des catégories d’actions pour lesquelles il a été certifié, à savoir pour un CFA :
actions de formation par apprentissage ;
et le cas échéant,
actions de formation ;
bilans de compétences ;
actions permettant de valider des acquis de l’expérience.
A défaut, il s’agit d’une non-conformité majeure.
c/ Il s’assurera de la conformité au référentiel par l’analyse d’une ou plusieurs actions conduites depuis le précédent audit.
Il partira forcément des conclusions écrites et orales de l’audit initial. Avez-vous tout bien noté et centralisé tout cela dans un tableau de suivi des actions correctives ? C’est votre outil de base de partage en interne du suivi qualité qualiopi.
d/ L’auditeur vérifiera enfin que l’organisme est bien entré dans une démarche d’amélioration continue.
Par exemple, votre CFA devra montrer qu’il exploite les enquêtes de satisfaction et prend en compte les appréciations des financeurs et stagiaires. Pas question de dire que vous n’en avez pas. Ou alors il va falloir être sacrément convainquant pour expliquer que vous avez pris toutes les mesures correctives nécessaires pour les obtenir. Mais vous pouvez aussi lui apporter des éléments pour montrer que vous utiliser la démarche comme levier pour le management des équipes, que vous avez mis en place un système de centralisation des remarques et dysfonctionnements relevés par les salariés du CFA et que vous vous en servez pour améliorer vos processus…
Comme point de départ, il faut disposer du bon mode d’emploi du référentiel pour s’assurer d’être toujours en conformité avec le référentiel. En effet, ce dernier peut avoir évolué entre la date de l’audit initial et celle de l’audit de surveillance.
A ce jour, le document qui régit l’ensemble des exigences permettant d’obtenir la certification Qualiopi en est à la version 7 du 29 mars 2021. C’est elle qui fait foi !
On vous met pour mémoire ce guide de lecture du Référentiel National Qualité :
https://certifopac.fr/wp-content/uploads/2021/03/guide-lecture-referentiel-qualite.pdf
On vous rappelle ce qui change par rapport à la version 6 :
Précision du préambule : Concernant les modalités d’audit, la version 7 précise que “l’audit des indicateurs du référentiel peut se faire par entretien et/ou vérification documentaire et/ou observation de l’auditeur”.
Indicateur 2 : La version 7 apporte des précisions concernant les obligations relatives aux CFA, notamment au sujet des indicateurs de résultats obligatoires. Pour permettre aux ministères en charge de la formation professionnelle et de l’éducation nationale de calculer ces indicateurs et de les rendre publics, les CFA ont maintenant l’obligation de remonter les différentes informations via le site Inserjeunes https://www.inserjeunes.education.gouv.fr/diffusion/accueil
Indicateur 3, 7 et 16 : Les précédentes versions ne faisaient pas de distinction entre une formation inscrite au RNCP et au RS. Ainsi, les organismes de formation qui délivraient des formations inscrites au RS étaient concernés par les indicateurs relatifs aux prestataires de formation délivrant des certifications professionnelles (3, 7 et 16). Dans la version 7, les organismes de formation qui délivrent des formations inscrites au RS ne sont plus concernés par les indicateurs 3, 7 et 16.
Indicateur 20 : Les CFA qui démarrent sur l’activité en tant que nouveaux entrants, peuvent transmettre toute preuve de constitution en cours du conseil de perfectionnement.
Indicateur 28 : Cet indicateur concerne dorénavant « tous les prestataires de formation, dans leur capacité à mobiliser un réseau de partenaires. Cette mobilisation s’effectue lors des périodes de formation en situation de travail : alternance, contrat de professionnalisation, stage, AFEST. »
A partir de là pour préparer l’audit de surveillance, l’équipe du CFA doit pourvoir s’organiser pour :
Contrôler que tous les écarts signifiés lors du premier audit ont bien été soldés et corrigés ;
Vérifier les indicateurs non audités lors de l’audit initial, si votre établissement a bénéficié d’un audit allégé ;
S’assurer que toutes les dispositions du référentiel sont mises en place de manière systématique ;
Vérifier que les indicateurs pour lesquels vous n’aviez pas d’historique lors du premier audit ont bien été respectés ;
Contrôler que le principe d’amélioration continue est bien mis en œuvre selon l’indicateur 32
D’assurer que les indicateurs de veille 23, 24 et 25 sont mis en application et que des actions sont menées afin que l’établissement soit toujours en parfaite conformité avec le référentiel qualité.
Vous êtes perspicace ! Vous avez donc remarqué que le périmètre de l’audit de surveillance n’est pas le même que celui de l’audit initial.
Le point principal est de démontrer à l’auditeur qu’au-delà de la contrainte règlementaire, la réflexion du CFA autour de la mise en œuvre de Qualiopi consiste à s’emparer du référentiel au quotidien pour mettre en œuvre une démarche d’amélioration continue.
Ce peut être énervant pour tous les CFA qui étaient déjà dans cette démarche-là bien avant Qualiopi. Ils connaissent les nombreuses limites de ce référentiel par rapport à d’autres, comme la norme ISO 9001 version 2008 ou la norme EQUIS, par exemple. Mais, dans tous les cas, cet état d’esprit reste la clé de voute de l’ensemble du dispositif et le point majeur sur lequel il faut se concentrer.
Le guide de lecture est le socle commun de travail entre le CFA audité, l’auditeur, et le certificateur. Il est donc possible de s’y référer en cas de désaccord avec l’auditeur si lors des échanges ou de la restitution de synthèse, l’auditeur émet des constats d’écarts qui ne vous semblent pas justifiés.
Et puis dites-vous que l’audit de surveillance n’est pas un audit sanction !
S’il y a une non-conformité, les règles sont les mêmes que celles applicables après l’audit initial : si la non-conformité est mineure, un plan d’action doit être mis en œuvre dans un délai de 6 mois. Si la non-conformité est majeure, elle doit être levée sous trois mois. Ce n’est qu’à défaut de ces mesures correctives que la certification peut être suspendue ou retirée.
Pour finir toute l’équipe de MGACF vous souhaite à tous d’excellents résultats pour votre prochain audit de surveillance ainsi que pour l’audit initial. C’est d’ailleurs un risque de moindre réussite des audits de surveillance car les CFA doivent être vigilants pour anticiper les questions éventuelles de l’auditeur.
L’audit de surveillance est en principe réalisé à distance. Il doit l’être sur site dans certains cas, et notamment lorsque l’audit initial a été réalisé à distance, avant le 1er janvier 2021, en raison de l’épidémie de Covid.