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Comment garder contact avec l'apprenti pendant l'été ?

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by Laurence BANCEL-CHARENSOL




Ça y est, vous vous sentez pleinement satisfait : vous avez trouvé l’apprenti.e de vos rêves ! Vous avez le sentiment du devoir bien accompli. Vous vous préparez à terminer toutes les tâches importantes avant de partir en congés.


Et soudain le doute vous prend… et si mon apprenti me faisait faux bond cet été ?

Relax ! Avec nous, vous pouvez marcher sur le soleil (et même danser avec ou sans Katrina et les vagues, d’ailleurs !). Nous sommes heureux de vous accompagner dans votre mission.


Oui ! Vous êtes bien en semaine 3 de notre newsletter de l’été dans laquelle nous partageons avec vous nos meilleures ficelles du rôle de maître d’apprentissage !


Et dans cet article nous nous demandons, comment garder contact avec l'apprenti pendant l'été ?

Histoire d’être sûr qu’il (ou elle) est toujours là, bien attaché.e à sa mission et à votre entreprise.



Nous vous proposons un parcours en 5 étapes.

Rappelez-vous que cette génération a ses propres codes. Alors pas la peine de faire long et détaillé. Vous voulez être lu ? Mieux vaut un message court par semaine bien ciblé qu’un seul message pour tout l’été !



Message 1 : L’apprentissage va changer sa vie : aidez-le à comprendre les implications positives de son nouveau statut !


Félicitez-le à nouveau pour son embauche, prenez de ses nouvelles et annoncez-lui que vous allez lui envoyer régulièrement des e-mails pour l’informer des étapes de sa bonne intégration.

Pas la peine de lui rappeler tout de suite ses obligations. Montrez plutôt que vous allez prendre soin de lui.


Qu’en tant qu’apprenti, il peut bénéficier d’aides pour son déménagement, d’une caution gratuite pour son nouveau logement, de forfaits intéressants pour alléger les coûts de transport entre son domicile, son école ou son entreprise, de l’aide au permis de conduire et des soutiens financiers aux conditions de vie des apprentis.

Vous voulez en savoir plus ? On a tout préparé pour vous dans une de nos newsletters mensuelles dédiée aux aides pour les apprentis.


Certains employeurs vont même au-delà de leurs obligations légales. Vous faites peut-être partie de ceux-là ! Pensez à encourager vos apprentis à se renseigner auprès de votre service RH.

N’oubliez pas de terminer en lui demandant s’il a des questions ! Vous n’avez pas toutes les réponses ? Son école, le CFA (Centre de Formation d’Apprentis) les a probablement. C’est l’occasion de l’inviter à les solliciter s’il ne l’a déjà fait.

Enfin, n’hésitez pas à entrer vous-même en contact avec le CFA. On reviendra sur ce sujet bientôt.


 


Message 2 : Être apprenti c’est aussi entrer dans la vie d’adulte avec toute la paperasse qui va avec… Informez le de l’avancement du traitement administratif de son dossier et rappelez-lui les démarches qu’il lui faut accomplir de son côté.


L’établissement de son contrat est en cours ? Dites-le-lui !


C’est l’occasion, de faire le point sur le contenu de son dossier : ses preuves d’identité, sa carte vitale, la copie de ses diplômes et titres professionnels… Plus largement nous vous conseillons de vous assurer que vous avez bien tous les papiers nécessaires à l’établissement de son contrat et de ses documents professionnels (badge…).

Il n’a pas la nationalité française ? Vérifiez que ses titres de séjour sont en règle. Et si la date d’échéance arrive en cours de contrat rappelez lui qu’il est de sa responsabilité d’anticiper les démarches à accomplir pour renouveler ses titres, sous peine de suspension dudit contrat, sans rémunération, le temps que la situation soit régularisée. En tant qu'apprenti, il est assuré social et relève (sauf exception liée au statut de votre entreprise) du régime général de la sécurité sociale. Oui, oui, même dans la fonction publique ! L’apprenti bénéficie de la même protection sociale qu'un salarié. Deux situations peuvent se présenter :

  • S’il n’a jamais travaillé, il doit informer sa caisse d’assurance maladie de sa nouvelle situation.

  • S’il a déjà travaillé, aucune démarche particulière n’est à faire.

N’oubliez pas de terminer en lui demandant s’il a des questions à ce sujet ! Maintenir le dialogue c’est un bon moyen de maintenir le contact.


 

Message 3 : L’arrivée chez un nouvel employeur c’est un peu comme un rite d’initiation. Il va falloir qu’il s’adapte très vite à la culture et aux codes de l’entreprise. Pour l’aider, dites-lui comment vous préparez concrètement sa venue.


Expliquez-lui que vous êtes en train de préparer son badge d’accès, sa carte de visite, son PC, son téléphone... Au fait avez-vous ses mensurations et sa pointure pour les vêtements et chaussures professionnels ou ses équipements de protection individuels ? Sinon, c’est l’occasion de lui demander !


Dites-lui aussi à ce stade que vous êtes en train de préparer son espace de travail aménagé. Oui pas un coin de table ! Un vrai poste de travail, et un casier pour ranger ses affaires. Que vous êtes en train de paramétrer sa boite mail, et ses accès distants s’il est prévu qu’il fasse du télétravail…

Oui, oui, le télétravail c’est possible pour un apprenti… sous certaines conditions ! On a expliqué cela dans l’une de nos newsletters mensuelles.


Assurez-vous enfin qu’il n’a pas de besoin particulier pour le poste qu’il va occuper. Normalement cette question a été déjà abordée avec le candidat et le référent handicap du CFA s’il s’agit d’un apprenti bénéficiant d’une RQTH.

Dans le doute, sur ces sujets qui peuvent être délicats à formuler par écrit, proposez-lui un entretien téléphonique ou une visioconférence plutôt qu’un échange de mail !

A ce propos, un employeur dispose de deux mois dès la signature du contrat d’un apprenti pour lui faire bénéficier de la visite médicale d’embauche d’information et de prévention auprès d’un professionnel de la santé : cette visite médicale peut être réalisée par un médecin du travail ou, sous certaines conditions, par un médecin de ville.

Vu les délais pour avoir un rendez-vous assurez-vous que la date de la visite est programmée auprès de ce professionnel de santé, pour être sûr d’être en règle vis-à-vis de l’inspection du travail… surtout si l’apprenti est mineur !!!

Et bien sûr, n’oubliez pas terminer en lui demandant s’il a des questions ! C’est un moyen de vous assurer qu’il est toujours en contact avec vous !


 

Message 4 : L’arrivée dans une nouvelle entreprise, c’est intégrer une nouvelle communauté professionnelle. La période de l’été est un bon moment pour préparer cette entrée.


Rappelez-vous, c’était à quelle occasion et comment pour vous…même s’il y a prescription !!! Qu’avez-vous apprécié ? Que vous a-t-il manqué ?


Il va rencontrer l’équipe à son arrivée mais vous pouvez déjà lui présenter ses membres avec un organigramme, une vidéo, un lien vers le site internet... Cela lui permettra de mettre un visage sur des titres et des fonctions.


C’est un bon moyen pour l’inviter à se projeter dans sa nouvelle équipe et à identifier les personnes qui seront ses référents : son responsable hiérarchique, vous même en tant que maître d’apprentissage (tuteur).


Dans certaines structures, l’apprenti peut en réalité avoir affaire à d’autres personnes qui vont s’occuper de lui : une qui assure un rôle de coordination, une ou plusieurs qui assurent un rôle opérationnel de transmission des compétences.

Et vous connaissez le principe : terminez en lui demandant s’il a des questions !


 

Message 5 : Derniers réglages avant son arrivée ! Ça y-est le grand jour arrive. C’est votre dernière chance de lui dire combien il ou elle est attendu.e !


Même si cela a déjà été dit lors de l’entretien de recrutement, il est toujours utile de bien repréciser par écrit et par sécurité de l’accompagner d’un échange téléphonique.


Indiquez-lui l’adresse précise et l’horaire prévus pour sa venue, surtout si les entretiens de recrutement se sont déroulés ailleurs. A ce propos un plan d’accès bien fait est toujours bien venu. Il est toujours stressant de se perdre dans une zone d’activité ou un quartier inconnu d’une ville le jour de sa prise de poste.


Donnez-lui des informations sur ce qui est attendu de sa part en termes de tenue vestimentaire, histoire de ne pas le mettre mal à l’aise. Parfois les CFA exigent des tenues très professionnelles pour leurs propres entretiens de recrutement pour tester l’aptitude des candidats à entrer dans les codes. Et l’apprenti, soucieux de bien faire, peut se retrouver dans une tenue formelle au milieu de collègues en jean et en basquette, ou inversement !


Précisez aussi qui doit être demandé à son arrivée et communiquer lui le n° de tel de la personne pour qu’elle puisse être prévenue en cas de difficultés ou d’imprévu.

Nous vous recommandons à ce stade de lui décrire rapidement l’organisation de la première journée.


Et bien sûr de lui redonner la liste des documents administratifs éventuellement manquants pour signer son contrat.


Ah ! On a failli oublier, pourtant c'est très important : l'organisation du déjeuner ! Au fait, savez-vous s’il a une régime alimentaire particulier ? Non ? C’est l’occasion de lui demander, histoire de ne pas gâcher une bonne intention de votre part avec, par exemple, des croissants en guise de bienvenue pour un apprenti allergique au gluten !


Et comme toujours lui demander s’il a des questions !



 

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