Accueil / Articles / Maître d'Apprentissage / Comment préparer l'arrivée de mon apprenti ?
by Maxence WIESE
Ça y est ! Le grand jour approche !
Nous sommes déjà fin juillet, et vous avez parfaitement suivi les étapes afin de garder contact avec votre apprenti durant l’été !
Maintenant, il est temps de préparer son arrivée. Et c’est pour ça que vous êtes ici !
Il est temps de s’y maître, semaine 4 : c’est parti !
Tout d’abord, une petite piqûre de rappel, ça ne fait jamais de mal.
Avant son arrivée, je n’oublie pas de communiquer quelques informations cruciales à mon apprenti :
- Quand et à quelle heure est-il attendu ?
- Où est-il attendu (l’adresse, le bâtiment, l’étage, le n° de bureau…)
- La personne à demander en arrivant
- Le type de tenue à porter
- …
Si seulement quelqu’un avait fait un article entièrement dédié à cette préparation… 😄😉
Une fois que ces informations sont communiquées, vous pouvez avancer l’esprit tranquille. L’apprenti a tous les renseignements dont il a besoin, c’est maintenant à vous de faire le job.
Pour cela, on vous propose les 7 étapes pour une intégration réussie :
Vous avez une question relative à l'apprentissage, vous souhaitez recruter un apprenti, ou vous former pour devenir incollable sur le sujet ?
1) Dégager du temps pour l’accueillir soi-même
Vous êtes son maître d’apprentissage. C’est à vous d’accueillir votre apprenti et de faire en sorte qu’il se sente bien et à l’aise le plus rapidement possible.
Alors première étape, vous bouclez votre journée. Vous pourrez avoir tout le temps possible pour échanger avec lui, apprendre à le connaître, mais également lui montrer que vous savez vous rendre disponible pour les choses importantes. Sa première journée en est une.
Vous n'aurez pas deux fois l'occasion de faire une première bonne impression. David Swanson
Et puis, vous verrez que vous aurez largement de quoi occuper cette première journée…
Si par malheur, vous ne pouvez être présent lors de cette première journée, prévoyez une vidéo d’accueil qu’il pourra visionner et demander à un collègue de se charger de l’accueil. Mais quoi qu’il arrive, ne le laissez pas seul ! Et vous vous rattraperez quand vous serez de retour 😉
2) Lui présenter l’équipe
Pour bon nombre d’apprentis, il s’agira de leur première expérience professionnelle. Vous le savez aussi bien que nous, c’est stressant.
Alors autant tout mettre en œuvre pour que l’ambiance au bureau soit agréable. Et l’équipe y joue pour beaucoup.
Bien-sûr, pas besoin de leur demander de poser leur journée comme vous. Mais passez les voir la veille, et prévenez-les que vous passerez aux alentours d’une certaine heure, afin de les introduire au nouvel apprenti de l’entreprise.
Tout d’abord, cela permettra d’éviter les regards synonymes de « Tiens, c’est qui le petit jeune ? », lorsqu’il passera la tête dans leur bureau.
Et puis, si certains de vos collègues ne sont pas disponibles à ce moment-là, ils pourront vous prévenir, et ainsi vous éviterez de les déranger.
Par la même occasion, profitez de ce tour de l’équipe pour faire visiter les locaux à votre apprenti !
3) Le laisser se présenter (ou pas…)
Présenter l’équipe à son apprenti, c’est important. Mais n’oubliez pas de laisser le temps à votre apprenti de se présenter également.
Enfin… on peut quand même y émettre une petite réserve.
Ça, typiquement, c’est un point que vous pouvez aborder avec votre apprenti avant d’aller faire le tour de l’équipe.
Est-ce qu’il est à l’aise avec le fait de se présenter seul aux membres de l’équipe, ou est-ce qu’il préfère que vous le fassiez pour lui dans un premier temps ?
Ou alors, a-t-il simplement besoin d’un petit coup de main pour l’aider à trouver ce qu’il pourrait dire pour se présenter.
Parce que oui, de son côté aussi, il n’y a qu’une seule première impression !
4) Si possible, organiser une journée d’intégration
Plus facile à dire qu’à faire, on vous l’accorde !
Mais si vous en avez l’occasion, l’organisation d’une « journée d’intégration » est vraiment bénéfique.
Cela permettra à votre nouvel apprenti (voire à vos nouveaux apprentis) de rencontrer le reste de l’équipe dans un climat plus convivial et détendu qu’une première journée de boulot.
Cette journée peut également être un prétexte pour effectuer votre journée d’équipe pour parler stratégie, objectifs et avenir de l’entreprise. Cela mettra directement les nouveaux arrivants au cœur des projets ! Ensuite, au choix, planifiez des jeux de cohésion, des activités, des ateliers…
5) Échanger sur le mode de fonctionnement entre vous et lui, sur ses missions
N’oubliez pas tout de même… vous êtes là pour travailler et pour évoluer ensemble ! L’une des solutions pour avancer de la meilleure des manières possibles, c’est de savoir où on va, et comment on y va.
Prévoyez un temps durant la première journée de votre apprenti pour vous poser autour d’une table tous les deux.
Expliquez-lui le plus clairement possible les missions qui lui sont confiées, et ce que vous attendez de lui.
Très très très (très très très…) important : demandez-lui comment il fonctionne ! Est-ce qu’il est plutôt « autonome » ou a-t-il besoin d’un fort accompagnement ? Ose-t-il dire les choses ou est-il plutôt réservé ? …
Présentez-lui également votre manière de fonctionner, c’est tout aussi important. Ainsi, vous serez tous les deux capable de vous adapter au mieux à l’autre.
Enfin, il y a quelques sujets indispensables à aborder.
Si vous possédez ces documents, remettez-lui le kit d’intégration de l’alternant avec : le livret de l’entreprise, une fiche de poste, une fiche de mission ou encore une fiche de demande de congés.
Fournissez-lui également les différents codes d’accès dont il aura besoin pour effectuer ses missions.
Enfin, discutez calendrier de l’alternance, relations CFA (savoir s’il connait son tuteur et coordonnées), livret d’apprentissage du CFA… n’oubliez pas que l’objectif n°1 de l’apprentissage, c’est d’obtenir son diplôme 😉
6) Des moments plus conviviaux
Cette journée va être riche en échanges, en discussions, en rencontres, et probablement en stress.
Le travail, c’est super important. Mais il sera d’autant mieux fait si votre apprenti évolue dans un climat de confiance et de convivialité avec vous et avec l’équipe.
Alors nous vous invitons fortement à prévoir durant cette première journée, ou le plus tôt possible, des moments plus « conviviaux » en dehors du bureau.
Typiquement, un repas au restaurant le premier midi.
L’objectif, c’est de parler de tout sauf du boulot, et d’essayer d’apprendre à vous connaître.
Une nouvelle fois, cela montrera à votre apprenti que vous être capable de faire la part des choses pour instaurer une bonne ambiance de travail.
7) Le rapport d'étonnement
Ça, c’est un petit tips supplémentaire offert par MGA !
Le rapport d’étonnement, c’est un document que vous remettez à votre nouvel apprenti au moment de son intégration.
L’objectif ? Recueillir son avis sur le processus de recrutement, le process d’intégration de l’entreprise, la relation avec le manager, les missions confiées, l’environnement de travail…
Comment ça marche ?
Le premier jour, vous distribuez ce document à votre apprenti (version papier ou numérique, peu importe).
Puis vous prévoyez un moment, un mois plus tard, afin qu’il vous le rende et que vous puissiez en discuter.
Bien sûr, la difficulté est que l’apprenti doit être tout à fait honnête, ce qui n’est pas toujours évident face à son employeur.
Petit conseil supplémentaire, le rapport d’étonnement n’est pas forcément simple à créer la première fois. Alors demandez également conseil à vos premiers apprentis afin d’améliorer ce rapport d’étonnement pour les prochaines fois !
Ça y est, vous êtes prêts pour le Jour-J ! Alors, impatient ?
En tout cas, avec ces 7 étapes, vous avez tout en votre possession pour que l’intégration de votre apprenti se passe bien.
Comme quoi, il en faut peu pour être heureux...
Maintenant, il est important de lancer concrètement son contrat, et de savoir que lui donner à faire.
A la semaine prochaine…
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